공간적 측면에서의 스마트워크 업무형태 정의

스마트워크란 일반적으로 사무실이 아닌 곳에서, 근무시간이 아닌 때에 근무하는 새로운 업무형태를 의미합니다. 즉 공간과 시간의 제약을 극복하고 근무하는 새로운 업무형태를 이야기 합니다. 그리고 한가지 덧붙이면 업무를 위한 디바이스를 확장합니다. 즉 PC에 국한되지 않고 스마트폰이나 태블릿 PC를 이용하는 것까지 확장됩니다.

쉽게 이야기하면 PC뿐만 아니라 스마트폰이나 태블릿 PC를 이용해 사무실이 아닌 원격장소, 집, 이동중에 근무하거나, 반드시 9 to 6 (9시 출근, 6시 퇴근)의 근무시간을 지키지 않고 일하는 업무환경으로 정의할 수 있습니다.

그럼 이중에서 공간적인 측면에서의 스마트워크 형태는 재택근무, 원격근무, 모바일 근무의 3가지입니다.

<출처 : 행정안전부 Smartwork.go.kr>

먼저 재택근무의 경우 말 그대로 사무실이 아닌 집에서 근무하는 형태입니다. 국내에서 대표적인 사례는 특허청입니다. 신청된 기술의 지적재산권을 개별 심사하는 업무형태상 반드시 사무실에서 근무해도 되지 않는 특성 탓에 이미 오래 전부터 재택근무제도를 운영하고 있습니다. 그 효과도 커서 사무실을 운영하기 위한 비용 절감뿐만 아니라 근로자의 업무 만족도도 매우 큰 편이라고 합니다. 하지만 그에 반해 지난해 국회에서도 지적했듯이 정해진 업무시간에 사적인 활동을 한다던지, 근로자 자체의 소외감을 느끼는 비중이 늘고 있다는 단점도 지적되고 있습니다.

<재택근무>

두 번째는 원격근무입니다. 원격 근무의 기본적인 정의는 사무실이 아닌 외부에서 업무처리를 할 수 잇는 거점형 공용 사무실에서 근무하는 형태를 의미합니다. 거점형 사무소에는 사내접속 네트워크, 각종 IT 장비, 실시간 원격 협업 서비스 등이 제공되어, 기존 사무실과 동일한 수준의 업무환경이 제공됩니다. 국내의 대표적인 예는 정부부처의 공무원들을 위한 공공부분 스마트워크센터가 있으며, 민간분야에서는 KT 및 글로벌 IT 기업을 중심으로 운영되고 있습니다. 사무실이 아닌 집 근처의 스마트워크센터로 출근해서 업무를 할 수 있다는 점과 사무실과 동일한 환경하에서 업무를 집중할 수 있다는 장점이 있는 반면, 재택근무와 마찬가지로 대면업무에 익숙한 기존의 업무환경에서 변화하여 정착하는 데는 일정부분 시간이 소요되는 단점도 있습니다. 그리고 거점형 업무 공간을 별도로 구축 해야 하는 여력이 필요하므로, 공용인프라 형태가 아닌 이상 중소기업에서 별도로 운영하는 것은 아직은 무리입니다.

<공공분야 스마트워크센터>                                                               <KT 스마트워크센터>

세 번째는 모바일 근무입니다. 모바일 근무는 사실 업무 형태라고 하기보다는 업무를 처리하는 하나의 방법이라고 할 수 있습니다. 스마트폰이나 태블릿 PC 등의 휴대기기를 이용하기 때문에 시간과 공간의 제약을 극복할 수 있다는 장점이 있을수 있으나, 보안에 취약할 수 있다는 측면과 개인적인 시간까지 업무가 연장될 수 있다는 단점도 있습니다. 최근에 많은 기업들이 도입하고 있으며, 기존 웹기반의 그룹웨어 솔루션 혹은 서비스들이 최근 모바일까지 확장하고 있어, 어찌보면 가장 쉽게 도입할 수 있는 스마크워크의 한 형태입니다.

<출처 : http://bit.ly/yA4LGB>

그럼 지금까지 살펴본 공간적인 측면에서의 3가지 업무형태가 스마트워크 도입의 최종 목표점이 될 수 있을까요? 물론 해석에 따라서 그리고 정의하는 범위에 따라서는 그렇다고 볼 수도 있지만, 사전적으로 여러가지 측면을 고려해야 하고, 선행 사례에 대한 벤치마킹과 현재 조직에 대한 철저한 분석이 선행되어야 합니다.

그런 어떤 절차로 조직에 스마트워크를 도입하게 될까요? 저는 조금은 현실적인 측면에서 의지 -> 재정의 -> 집중화 -> 시스템화 로 정의하고자 합니다.

다음글에서는 각각의 절차에 대해 하나하나 짚어보고자 합니다. 봄이라고 하지만 동장군이 아직도 심술을 부리고 있습니다. 변덕스러운 날씨에 건강 조심하시기 바랍니다.

이전 글에서 이어지는 글입니다. http://smartwork-alliance.bloter.net/archives/561

두번째 공동의 문서작업 입니다.

프로젝트를 진행하다 보면, 특정사항은 공동으로 문서작업을 해야 할 경우가 있습니다. 예를 들어 전체 프로젝트 기획(안)에 대해 공지하고 각 구성원들의 의견을 받아야 할 경우 구성원들이 문서를 직접 수정하게 한다면, 좀 더 빠르고 효율적으로 기획(안)을 완성할 수 있습니다.

공동의 문서작업을 위한 클라우드 기반 서비스의 핵심은 다른 사람과의 공유기능 외에도 문서의 버전관리입니다. 여러명이 문서를 작성하는 것이기 때문에, 간혹 실수로 문서의 내용이 모두 삭제되거나 잘못된 내용으로 덮어 쓸 수 있는 경우가 종종 발생하기 때문입니다.

현재 여러가지 공동의 문서작업 도구들이 있으나, 가장 보편적으로 사용되고 있는 구글Docs(문서도구)를 통해 자세한 방법을 살펴보도록 하겠습니다.

구글Docs에 접속하시면 캘린더와 마찬가지로 직관적인 인터페이스를 보여주기 때문에 역시 사용하시는데는 크게 문제는 없습니다. 그럼 구글 문서도구를 사용하면 어떤 이점이 있을까요?

위에서 나열한 각각의 내용에 대해 살펴보겠습니다. 먼저 구글Docs는 기본적인 문서작성 부터 프리젠테이션, 스프레드시트 양식, 그림 등 다양한 형태의 문서를 지원합니다. 기존 PC에서 사용하던 유사한 기능의 프로그램은 다음과 같습니다.

각각의 문서는 화면 왼쪽에 보이는 [만들기]를 클릭하고 원하는 문서형태를 선택해서 만들 수 있습니다.

협업을 위해서는 단순히 문서를 작성하는 것 뿐만 아니라 다른 사람과 문서를 공유하는 것이 중요합니다. 구글Docs에서 문서를 공유하는 방법은 2가지입니다. 첫번째 방법은 각각의 문서를 공유하는 방법이 있고 두번째 방법은 문서그룹을 만들어 그룹 자체를 공유하는 것입니다.

개별 문서를 공유하는 방법은 원하는 문서를 선택하고 [공유]를 클릭하면 됩니다. 그리고 함께 공유할 사람의 메일주소 등을 입력하면 문서가 공유됩니다. 물론 공유할 때 각 사람별 읽기 전용, 수정 가능 등의 권한을 설정할 수 있습니다.

문서그룹을 통해 공유하는 방법은 [만들기] 메뉴를 통해 새로운 문서 그룹을 생성하고 공유를 설정하는 것입니다. 문서 그룹을 이용하게 되면 프로젝트별로 문서를 관리하고 공유할 수 있는 장점이 있습니다.

더불어 이렇게 공유된 문서가 변경된 경우 알림을 보내도록 설정할 수 있으며, 문서 자체에 댓글을 달아 의견을 교환 할 수 있는 기능도 제공합니다.

이외에도 PC에 있는 파일을 업로드하는 기능도 지원하는데, 스프레드시트를 제외한 다른 형태의 문서는 그리 권해드리고 싶지 않습니다. 특히 파워포인트 문서를 업로드해서 확인해 보면 레이아웃이 많이 어긋나는 현상이 발생하기 때문입니다.

구글Doc의 또 한가지 기능은 오프라인 문서 작성을 지원하는 것입니다. 인터넷을 사용할 수 없는 환경에서도 문서작업을 할 수 있도록 하는 기능으로 [설정]에서 오프라인 기능을 활성화 하면, 구글 문서도구에 있는 문서는 모두 내 PC로 다운로드 되며, 인터넷에 연결되지 않더라도 PC에 다운로드된 문서를 통해 작업을 하고 네트워크가 연결된 후 동기화 할 수 있습니다.

마지막으로 꼭 추천 드리고 싶은 문서 형태는 [양식]입니다. 양식을 이용하게 되면 설문조사, 이벤트 참가 등록 등에 유용하게 사용할 수 있습니다.

[양식] 문서도구에서는 텍스트, 단락텍스트(긴글), 확인란(체크박스), 선택형 질문(옵션버튼), 목록에서 선택, 점수범위에서 선택, 그리드의 여러가지 입력형태를 지원합니다.

이렇게 작성한 양식은 이메일로 바로 보낼 수도 있고, 위의 그림에서 보시는 것과 같이 URL을 통해 다른 사람들과 공유할 수 있습니다. 그런데 URL이 너무 깁니다. 이럴때는 bit.ly 같은 URL 단축 서비스를 이용해서 다른 사람들에게 공유하는 것도 좋은 방법입니다.

이렇게 응답받은 데이터는 스프레드시트 문서에 자동으로 업데이트되며, [구글Docs]에서 언제든지 확인하실 수 있습니다.

현재 네이버도 문서작성 기능을 제공하고 있습니다만, 아직은 베타버전으로 워드 형태의 문서만 작성할 수 있으며 자체적인 공유 기능을 제공하지 않습니다. 좋은 서비스가 런칭 됐으면 합니다.

세번째 데이터 보관/공유 입니다.

앞에서 말씀 드린 구글 문서도구는 문서 자체를 작성하고 공유하는 기능입니다. 그러나 협업을 하다보면 필수적으로 여러가지 파일을 다른 사람들과 공유해야 합니다. 이때는 클라우드 기반 스토리지 서비스를 활용하시는 것이 좋은 방법입니다. 현재 대표적으로 가장 많이 사용되고 있는 서비스는 4가지 정도가 있습니다. 물론 클라우드 서비스가 대중화되기 이전에는 웹하드가 강세였습니다. 하지만 웹하드는 유료 서비스인데 반해, 다음에 소개해 드리는 서비스는 일정용량까지는 무료로 제공합니다. 드롭박스, KT uCloud, 네이버 N드라이브, 다음 클라우드가 그 주인공입니다.

사실 4가지 서비스 모두 비슷한 기능들을 제공합니다만, 용량에서는 큰 차이를 보이고 있습니다.

일반적으로 공통된 기능은 파일을 PC의 특정 폴더에 저장하면, 서버와 동기화 되어 인터넷을 사용할 수 있는 곳이라면 확인이 가능하다는 것입니다. 또한 파일/폴더 자체를 공유하는 기능을 제공하며, 휴지통 기능을 제공해 실수로 지운 파일을 복구할 수 있습니다. 더불어 대표적으로 드롭박스 등에서는 여러 사람이 공유된 파일에 접근해 수정했을 경우 각 수정한 히스토리를 보관하고 있다가 되돌릴 수 있는 기능을 제공함으로써, 파일을 버전별로 관리할 수 있게 합니다.

각 클라우드 기반 스토리지 서비스에 대한 자세한 용량과 기능 차이는 다음의 링크에서 확인하시기 바랍니다. 세부적인 내용까지 꼼꼼히 비교해 주셨네요

http://techmentor.tistory.com/trackback/20

지금까지 클라우드 기반 서비스를 통해 협업하는 방법에 대해 확인해 보았습니다. 미국의 유명한 의학자인 윌리엄 메닝거는 협업에 대해 다음과 같은 말을 하였습니다. “도움이 될만한 사람과 그 일을 함께 하라, 함께 하면 혼자 하는 것 보다 효과적이고 포기하지 않는다” 효과적이라는 것은 일반적인 현상이라고 볼수 있겠지만, 포기하지 않는다는 것이 마음에 와 닿네요.

스마트워크를 위한 정보보호 권고 해설서
기업을 위한 스마트워크 도입·운영 가이드라인

2012년의 흑룡의 해도 벌써 1달이 지나가는군요! 이때쯤이면 새로운 다짐들과 목표는 어느덧 멀어져 가고 예전의 일상으로 돌아가는 현상을 경험하곤 하죠. 하지만 이제 1달이 지났을 뿐입니다. 지금이라도 새로운 마음가짐으로 연초에 세웠던 목표들을 점검하고 실천하신다면 연말에 좋은 결과물이 여러분들을 기다리고 있지 않을까 합니다.

오늘은 번외편으로 지난번 예고해 드린 Collaboration 전에 유용한 정보가 있어서 알려드리고자 합니다.

우리나라의 스마트워크 관련 정부 정책은 행정안전부와 방송통신위원회에서 담당하고 있습니다. 크게 보면 행정안전부는 나라의 살림과 인사권을 가지고 있는 정부부처로 주로 공공분야의 스마트워크 활성화 정책을 추진하고 있습니다. 방송통신위원회는 ICT 기반의 민간분야 스마트워크 활성화 정책과 시범사업 등을 추진하고 있습니다.

오늘 소개해 드릴 내용은 방송통신위원회에서 발간한 2종의 가이드라인입니다. 하나는 “스마트워크를 위한 정보보호 권고 해설서”이고 다른 하나는 “기업을 위한 스마트워크 도입·운영 가이드라인” 입니다. 기업에서 스마트워크 도입 추진시 참고가 될 수 있는 가이드라인 자료입니다.

“스마트워크를 위한 정보보호 권고 해설서”에는 크게 3가지 측면에서 준수사항을 제시하고 있습니다. 1)스마트워크 서비스 제공자 2)스마트워크 관리자 3)스마트워크 이용자 입니다. 그중에서 가실제로도 가장 많은 역할을 하게 되는 2)스마트워크 관리자 측면의 준수사항에 대해 많은 항목들과 지면을 할애해 설명하고 있습니다. 주요항목은 다음과 같습니다.

두번째 “기업을 위한 스마트워크 도입·운영 가이드라인”은 스마트워크와 관련된 대부분의 항목들을 큰 구조에서 다루고 있습니다. 가이드라인이란 보고서 제목에서도 볼 수 있듯이 하나 하나의 기업에 적용하기 위한 세부적인 내용보다는 큰 방향을 제시하고 있다고 보시면 됩니다.

내용은 크게 1)스마트워크 개요 2) 스마트워크 도입을 위한 준비사항 3) 스마트워크 주요 가이드 4) 스마트워크 보안 검토사항 5) 스마트워크 법 제도 현황 으로 구성됩니다. 이 중에서 3) 스마트워크 주요 가이드에서 스마트워크의 각 유형별 가이드라인을 제시하고 관련 사례까지 같이 소개하고 있는데, 그 유형은 모바일오피스, 재택근무, 스마트워크센터 근무, 직장 근무 입니다.

거듭 말씀 드리면 소개해 드린 2개의 자료를 통해 여러분들이 소속되어 있는 조직에 스마트워크를 도입한다는 것은 불가능합니다. 각 기업별 사업내용, 업무형태, 조직문화 등 다양한 고려사항과 변수들이 존재하기 때문에 그대로 적용하는 것은 무리입니다.
참고하시기 바라며, 실제 추진시에는 여러 관련 자료와 사례에 대한 충분한 스터디 이후 조직의 AS-IS에 대한 철저한 분석이 바탕하에 To-Be를 도출하시기 바랍니다.

2가지 자료는 방송통신위원회에서 정책자료 게시판에서 다운로드 받을 수 있습니다

“기업을 위한 스마트워크 도입·운영 가이드라인”
http://www.kcc.go.kr/user.do?mode=view&page=P02050200&dc=K02050200&boardId=1025&boardSeq=30602

“스마트워크를 위한 정보보호 권고 해설서”
http://www.kcc.go.kr/user.do?boardId=1041&page=P05020000&dc=K05020000&boardSeq=32853&mode=view

이전 글 (http://smartwork-alliance.bloter.net/archives/497/trackback) 에 이어지는 내용입니다.

임진년 새해가 시작된 지 어느덧 2주가 지났습니다. 붙잡을 수 없는 것 중 으뜸은 시간이라고 참 빠르게 지나가는 것 같습니다. 주관적인 느낌에 따라 시간은 아주 빠르게 지나가거나 아주 더디게 지나가겠지만, 누구에게나 지나고 보면 참 빠르게 지나가는 것이 시간이고 아쉬운 것이 시간인 것 같습니다.

오늘은 지난번 “업무형태의 변화와 과제” http://smartwork-alliance.bloter.net/archives/484/trackback 에서 말씀 드렸던 4C (※ 4C : Collect Information, Communication, Collaboration, Create Documents) 중에서 첫번째 Collect Information에 대해 알아보겠습니다.

이전글에서 말씀 드렸듯이 현재 인터넷 사용자들은 정보의 홍수를 넘어 과부하 상태에 있습니다. 이미 생성되어 있는 기존 정보들도 있지만 시시각각 새롭게 생겨나고 있는 정보들이 헤아릴수 없을 정도이니 말입니다. 단적인 예로 아래의 인포그래픽을 보면 1분에 1,500개 이상의 새로운 블로그 포스팅이 올라고 있으며, 유투브에는 600개 이상의 새로운 동영상이 올라오고, 페이스북에는 약 8만개의 담벼락 글과 51만개의 댓글이 올라오고 있습니다. 트위터에는 약 10만개의 트윗이 올라오는 군요. 고작 1분만에 말입니다.

<출처 : http://www.ritholtz.com, Infographic by- Shanghai Web Designers>

그리고 사람들은 구글을 이용해 원하는 정보를 찾기 위해 1분에 약 70만개의 검색 쿼리를 보내고 있습니다.

지금까지 말씀 드린 내용은 인터넷상에서 일어나는 일들입니다. 이외에도 회사 내부적으로도 생성되는 정보는 무수히 많습니다. 본인이 만들어내는 정보를 포함해 회사 인트라넷 등에 올라오는 정보 그리고 기존 매스미디어에서 생산되는 정보도 여러분에게 노출되고 있습니다.

이러한 다양한 정보는 여러분이 하고 있는 일을 좀 더 성공적으로 진행할 수 있게 하고, 개인적인 생활에도 많은 도움을 줍니다. 그러나 과유불급(過猶不及)이라는 말이 있듯이 때때로 너무 지나친 것은 부족만 것만 못한 결과를 가져올 수 있습니다. 그 결과 나타나는 것이 과잉 정보에 대한 스트레스죠.

여러분은 원하는 정보를 어떻게 찾으시나요? 궁금할때면 검색창에 키워드를 입력 하시나요? 무의식적으로 포털 뉴스사이트의 기사를 클릭하고 계신가요? 아니면 정보가 여러분들에게 찾아오도록 하고 계신가요?

물론 검색엔진을 이용하고 언론사로부터 나오는 다양한 뉴스를 이용하는 것 또한 내가 원하는 정보를 찾고 수집하는 방법입니다. 하지만 문제는 여러분이 원하는 정확한 정보를 찾을 수 있느냐는 것입니다.

그럼 내가 필요한 정보만을 손쉽게 찾을 수 있는 방법에 대해 알아보겠습니다. 내용의 중심은 인터넷상의 정보가 나에게 찾아오도록 하는 방법입니다.

첫 번째 RSS를 이용하는 방법입니다. RSS란 Really Simple Syndication 또는 Rich Site Summary의 약자로  “매우 간단한 배급” 또는 “풍부한 사이트 요약”이라고 합니다. RSS를 이용하면 RSS를 적용한 사이트, 블로그 등의 컨텐츠를 쉽게 자신의 PC 혹은 Google Reader와 같은 웹기반형 리더 서비스로 가져 올 수 있습니다. 여러분이 할 일은 RSS 주소를 리더에 등록하는 것 뿐입니다.

RSS는 특히 자주 방문하는 블로그의 글을 확인하는데 매우 유용합니다. 대부분의 블로그가 비정기적인 업데이트로 운영되기 때문에, 업데이트된 정보가 있는지 확인하지 않아도 자동으로 업데이트된 정보를 가져오기 때문이죠. 최근 이슈가 되고 있는 “나는 꼼수다”와 같은 팟캐스트 구독과 비슷한 개념으로 생각하시면 됩니다.

사용법은 매우 간단한데, 블로그 혹은 웹사이트에서 위에 보이는 RSS 아이콘을 찾아서 클릭하면 새로운 웹브라우저 창이 나타납니다. 새롭게 나타난 웹브라우저의 주소표시줄에서 URL을 복사합니다. 복사한 URL 정보를 리더 프로그램에 등록하면 됩니다.

RSS 리더 프로그램은 여러가지 있습니다만, 먼저 메일 클라이언트 프로그램을 이용해 RSS를 구독하는 방법을 소개해 드리겠습니다. Outlook을 사용하신다면 기본적으로 내장되어 있는 기능을 사용하시면 되며, 이외에 Outlook Express, Windows Live mail, 썬더버드 등의 메일 클라이언트 프로그램을 활용할 수도 있습니다. (참고로 Outlook 이외의 프로그램은 무료입니다.)

다음은 웹기반형 서비스를 사용하는 방법으로, 가장 대표적인 서비스는 Google Reader입니다. 뒤에서 다시 말씀 드리겠지만, Google Reader를 이용하면 Flipboard, PulseMe 등의 매거진 앱과 쉽게 연결할 수 있을뿐더러, 해외 블로그의 경우 구글의 자동번역을 통해 한글로 볼 수 있다는 장점도 있습니다.

RSS는 적극적으로 이용해 보시라고 권장해 드리고 싶습니다. 특히 블로그에 업데이트되는 정보를 확인하는 가장 편리한 방법입니다.

두번째 SNS(페이스북, 트위터)를 활용하는 방법입니다. 갑자기 무슨 소리냐구요? SNS는 인맥을 확장하고 관리해주는 서비스인데 말이죠…

또한 스마트폰 혹은 태블릿PC의 앱을 통해 나만의 매거진을 만드는 방법과 다양한 유틸리티 서비스를 이용하는 방법에 대해서도 알아보도록 하겠습니다.

2부에서 이어집니다. – http://smartwork-alliance.bloter.net/archives/508/trackback

지난번 포스팅한 “스마트워크를 위한 개인의 3단계 프로세스” (http://smartwork-alliance.bloter.net/archives/357)를 기억하시나요? 이후, ‘급하기만한’ 직장인들의 모습을 빗댄 “난 항상 바빠” (http://smartwork-alliance.bloter.net/archives/369) 라는 글을 통해 3단계 프로세스 중 첫 번째인 ‘기존 업무형태의 분석’을 말씀 드렸는데요. 이 글에서 제안드린 바와 같이 15분 단위로 하루 일과를 기록하다 보면 하루의 일과가 세분화되어 목록화 되고 이를 통해 유사한 업무들을 같은 범주 안에 묶어볼 수 있습니다.

이번에는 이렇게 세분화하여 목록화된 업무를 그루핑 하는 것에 대해 말씀 드리겠습니다.

제 일상을 세분화하여 정리해 본 결과 크게 4가지 형태로 그루핑이 되었습니다. 필자는 이를 4C라고 명명하겠습니다. (※ 4C : Collect Information, Communication, Collaboration, Create Documents)

급변하는 업무 환경에 따라 대내외적인 요구사항이 변하고 있는 현 시점에서 4C로 나뉘어진 각각의 업무에 기존의 방식을 적용했을 때 나타나는 한계점은 분명 있습니다. 그러나 대부분의 근로자는 기존 방식에 대한 익숙함과 새로운 솔루션에 대한 정보 부족으로 기존 방식을 고수하는 경우가 많습니다.

먼저 ‘Collect Information’ 을 살펴보면, 인터넷은 이제 정보의 과부하 상태에 이르렀습니다. 너무나도 많은 데이터가 인터넷상에 업로드 되어 특정 주제 혹은 키워드로 검색할 경우 수 많은 결과를 보여줍니다. 또한 회사의 홈페이지, 내부 인트라넷 시스템을 비롯하여 개인의 블로그, 페이스북, 트위터 등의 소셜미디어까지 정보를 생산하고 유통함으로써 정보의 양 자체가 엄청나게 확장되어 있는 상황입니다. 이 넘쳐나는 정보 중에 내가 원하는 정보 그리고 양질의 정보를 빠르고 정확하게 찾아내는 것이 핵심입니다. 정보로 둔갑한 광고 등 잘못된 정보는 올바른 의사결정에 치명적인 영향을 미칠 수 있습니다.

두 번째 ‘Communication’의 경우에는 채널이 매우 다양해졌고, 채널 별 성격이 상이해 각 채널의 특징을 잘 이해하고 이용해야 효율적인 Communication이 가능합니다. 음성통화와 SMS(단문문자)는 기본이고 스마트폰의 일반화로 MMS와 카카오톡 등과 같은 메신저 앱 사용이 확대 되었습니다. E-mail은 기본이고 SNS의 일반화를 통해 다양한 온라인 커뮤니케이션 채널이 늘어났습니다. 이제 회사 또는 개인은 이렇게 다양화된 커뮤니케이션 채널을 각각의 특징과 이용자들의 행태를 파악해 비즈니스에 접목하고 고객을 관리해야 하는 상황에 직면하게 되었습니다. 그렇기 때문에 스마트워크를 위한 핵심 요소 중 하나가 통합 커뮤니케이션 시스템을 구축하는 것입니다.

세 번째는 ‘Collaboration’ 입니다. 기존 협업의 대상은 조직 내부 또는 외부의 고객사, 협력업체로 볼 수 있습니다. 하지만 이제는 협업의 대상이 회사뿐 만 아니라 개인, 즉 전문가의 범위까지 확장되고 있으며, 그 범위도 점차 글로벌화 되고 있습니다. 이렇듯 다양한 협업 파트너와 공간적 제약을 뛰어넘어 동시에 일정을 관리하고 공동의 문서작업을 하는 등의 업무가 증가하고 있습니다. 이로 인해 협업을 위한 최적의 솔루션을 찾아야 함과 더불어 협업 솔루션으로 Public한 서비스(구글 등)를 이용할 것인지 아니면 별도의 솔루션을 구축할 것인지에 대한 고민도 함께 필요합니다.

마지막으로 ‘Create Documents’ 입니다. 직장 업무의 대부분을 차지하는 것 중에 하나가 문서작업입니다. 어떤 일이던 그 시작부터 마무리까지 문서와 함께 하지요. 또한 단순 메모부터, 프레젠테이션용 문서, 회계 문서 등 문서의 형태도 다양해졌습니다. 문서작업의 형태를 단순하게 보면 초안을 작성하고 검토-보완/수정 과정을 거쳐 완성하게 됩니다. 이러한 일련의 과정 중에 특히 검토하고 보완/수정하는 단계에서 시간을 효율적으로 사용한다면 효율적인 문서작업과 더불어 완성도 높은 결과물을 만들어 낼 수 있습니다. 이러한 검토, 보완을 스마트폰, 스마트패드를 통해 이동 중 혹은 자투리 시간을 활용하게 되면 효율적으로 업무를 처리 할 수 있게 됩니다. 여기서 필요한 것이 중앙집중적인 문서관리 시스템인데, 드롭박스, 유클라우드 등 스토리지형 클라우드서비스를 활용할 수도 있고, 별도의 시스템을 구축할 수도 있습니다.

지금까지 살펴본 4가지 형태의 업무영역에 대해 변화된 환경을 살펴보고, 변화 또는 구축이 필요한 부분을 살펴 보았습니다. 해야 할 것이 많다고 생각 할 수도 있지만 한편으로는 이미 많은 부분의 솔루션들이 대중화되어 여러분을 기다리고 있습니다.

다음 포스팅 부터는 스마트워크를 위한 각각의 솔루션 별 도입 절차와 방법에 대해 알아보도록 하겠습니다.

최근에 애매한 것을 정해주는 “애정남”이 인기죠. 노트북과 울트라북에 대한 애매한 것을 정해준웹툰이 있어 일부 소개해 드립니다. 재미 있네요. ^^ 풀 버전은 다음 링크를 클릭해 보세요. http://blog.naver.com/intelnpc/110127018803

2012년 임진년 새해입니다. 새해 복 많이 받으시고, 원하는 모든 일 잘 풀리시길 기원합니다.

클라우드 서비스를 이용하고 계신가요? 클라우드라는 단어 자체가 생소하실 수도 있습니다만, 최근에 여러분도 모르는 사이 클라우드 서비스를 사용하는 경우가 많습니다. 복잡한 것을 싫어하는 최근 사용자들의 성향도 있지만, 서비스 제공사에서도 (구글, 네이버, KT 같은 서비스 사업자) 많은 가입자를 확보하기 위해 가급적 쉽고 간단하게 클라우드 서비스를 이용할 수 있도록 UI를 제공하고 있습니다. 자신도 모르는 사이 혹은 무심결에 “확인”을 클릭하거나 터치하게 되면 클라우드 서비스에 가입되는 것이지요. 혹은 기존 서비스를 업그레이드 하면서, 클라우드 서비스를 추가 기능으로 제공하는 경우 자연스럽게 클라우드 서비스에 가입이 되는 경우도 있습니다.

필자는 이전 글에서 스마트워크를 위한 핵심요소로 클라우드 서비스를 적극 활용하라고 말씀 드렸습니다. 그것이 구글, 네이버, 애플, 마이크로소프트 등에서 제공하는 Public 클라우드 서비스이든 아니면 기업에서 별도로 구축한 서비스이든지 말이다.

어쨌든 클라우드(구름)속에 자신의 데이터를 저장하거나 혹은 문서작업과 같은 서비스를 사용하게 되면 장소와 시간과 단말기에 구애 받지 않고 동일한 작업을 지속해 나갈 수 있기 때문에 스마트워크를 위한 핵심 요소라 말씀 드렸습니다.

<출처 : http://libon.kr/566>

그런데 이렇듯 클라우드 서비스를 사용하는 것에 대한 역기능 혹은 부작용은 없는 걸까요? 정도의 차이가 있고 미치는 파급효과가 다르겠지만 모든 제품이나 서비스를 사용할 경우 역기능은 가지고 있습니다. 그럼 클라우드 서비스이 가장 대표적인 몇가지 역기능에 대해 살펴 보겠습니다.

첫번째 역기능은 클라우드 서비스 자체가 해킹 되었을 경우 그 파급효과가 엄청나다는 것입니다. 최근의 GS칼텍스, SK커뮤니케이션즈를 비롯해 최근 엔씨소프트까지 대규모 사용자 정보 대한 해킹 뉴스를 들으셨을겁니다. 저도 그렇지만 여러분들도 피해자일수도 있고요.

기존의 해킹을 보면 사용자 개인에 대한 정보를 담고 있는 DB를 중점 타켓으로 했습니다. 이름, ID, PWD, 주민등록번호, 주소, 핸드폰 번호 등 이런 정보를 담고 있는 사용자 계정 DB를 타켓으로 해서 해킹이 이루어졌습니다. 해커들은 이런 정보를 빼내어 DB 자체를 판매하는 등의 불순한 용도로 활용했습니다.

그런데 이것이 개인정보 DB가 아닌 클라우드 서비스가 해킹 당했다고 하면, 개인 정보 뿐만 아니라 여러분들이 가지고 있는 모든 것이 송두리째 외부에 노출될 수 있습니다. 연락처는 물론이고 개인적인 혹은 회사 업무와 관련한 문서들이 고스란히 해커의 손에 넘어갈 수 있습니다. 물론 그 정보의 내용이 일반적인 자료 리서치 수준이라면 큰 문제가 안 될수도 있습니다. 하지만 개인정보를 포함한 지극히 개인적인 내용 혹은 회사의 기밀 내용이라면 큰 여파는 더욱 클 수 밖에 없습니다.

대부분의 클라우드 서비스는 참 편하게도 자동 동기화 기능을 제공하며, 업로드로 설정한 모든 데이터는 구름(클라우드 스토리지)로 올라가게 됩니다. 해킹의 위험에 노출된다는 것입니다. 물론 그렇다고 서비스 제공자들이 해킹에 취약하다는 것은 아니고 최악의 시나리오를 가정하고 말씀 드리는 것입니다.

지난 10월에 발표한 애플의 iOS5의 iCloud서비스의 경우 대기업을 중심으로 직원들에게 회사 중요문서가 iCloud에 자동으로 백업되어 외부에 노출될 수 있으니 사용하지 말라는 지침도 이와 맥락입니다. 자의든 타의든 자신이 가지고 있는 데이터가 외부로 유출될 수 있다는 위험에는 항상 노출되어 있는 것입니다.

두번째는 서비스 제공자에 종속될 수 있다는 것입니다. 현재 사용하고 있는 클라우드 서비스를 다른 곳으로 옮기겠다고 마음먹는 순간 해야 할일이 많아집니다. 기존 서비스에 업로드되어 있는 자료를 모두 지워야 하고, 새로운 클라우드 서비스로 데이터를 동기화 시켜야 하며, 내가 가지고 있는 단말기의 설정을 모두 바꾸어야 합니다.

쉬운 예로 애플의 아이폰과 iCloud를 사용하다가, 안드로이드 계열의 전화기로 바꾸게 되면 기존 iCloud의 데이터는 지워야 하며 (굳이 지우지 않겠다고 하면 상관 없지만), 구글로 데이터를 다시 업로드하고 스마트폰에서 동기화를 시켜야 합니다. 물론 한번만 하면 된다고 하지만 번거러운 작업이며, 사용법에 익숙치 않은 사용자들은 어려운 작업이 될 수도 있습니다.

그렇다 보니, 한번 사용하게 된 클라우드 서비스를 다른 곳으로 바꾼 다는 것은 쉽지 않으며, 거꾸로 이야기 하면 종속이 된다는 것입니다. 물론 서비스를 제공하는 기업 입장에서는 좋은 일입니다. 기존 사용자들의 이탈을 막을 수 있기 때문이죠. 거기다가 기존 사용자들을 통해 신규 이용자를 유입시킬 수 있는 좋은 수단이 될 수도 있습니다.

세번째는 클라우드 서비스 장애가 올 경우에 데이터를 이용할 수 없다는 문제점도 있습니다. 위에서 언급한 두번째 내용과도 연결되는 것입니다. 어느 하나의 서비스에 종속된 경우 해당 클라우드 서비스가 작동을 멈추게 되면 즉 장애가 발생할 경우 최악의 경우 데이터가 모두 지워질 수 도 있는 위험이 있습니다.

그래서 최근에 문서작업과 같은 협업 서비스는 자치하더라도, 스토리지 형태로 제공되는 클라우드 서비스 (드랍박스, N드라이브, uCloud 등)는 2중으로 백업하는 유저들이 늘고 있습니다. 예를 들어 주로 드랍박스를 이용하되, 드랍박스의 로컬 폴더를 용량이 넉넉한 uCloud에 통째로 백업하는 경우입니다.

3가지 정도의 취약점을 포함한 역기능에 대해 살펴보았습니다. 기술의 발전은 사용자들을 좀 더 편한 생활로 인도합니다. 클라우드 서비스도 마찬가지라고 생각합니다. 하지만 모든 기술과 서비스에는 편한 만큼의 부작용 즉 역기능도 존재합니다. 해당 서비스의 작동원리와 개념을 파악하고 대안을 마련해 놓는다면 역기능이 발생하였을 때 대처할 수 있지 않을까 합니다.

현재 여러분들이 사용하고 있는 클라우드 서비스에 대한 취약점부터 파악해 보시는 것이 어떨까요?

스마트워크를 위해 미국정부는 어떻게 하고 있을까요?
- 미국연방정부에서 활용하고 있는 클라우드 컴퓨팅의 10대 사례 –

미국의 경우 연방정부 차원에서 다양한 스마트워크를 적극 권장하고 있습니다. 사실 스마트워크라는 용어 보다는 원격근무를 주요 내용으로 하는 텔레워크란 용어를 사용하고 있습니다. 지난해(2010. 10. 11)에는 텔레워크 촉진을 위한 법안이 의회를 통과 했습니다. 오바마 정부에서는 올해까지 약 15만명의 공무원을 텔레워크 시킨다는 목표를 수립하고 추진하고 있으며, 민간으로 확산시켜 사회 전반에 나타나는 여러가지 문제점 (실업률, 교통문제 등)을 해소 한다는 계획을 가지고 있습니다.

우리나라의 경우에는 정부부처 및 주요 기관 들의 지방이전과 맞물려 스마트워크에 대한 중요성이 크게 대두되고 있습니다. 공공분야의 경우 행정안전부가 주무부처로 스마트워크센터 설립 및 관련 법제도를 개선하는 사업 등을 추진하고 있습니다. 방송통신위원회는 민간분야의 스마트워크 확산을 위한 시범사업 등을 추진하고 있습니다. 우리나라의 스마트워크 정부 정책에 대해서는 별도로 글로 포스팅 하도록 하겠습니다.

어쨌든 미국은 연방정부 차원에서 스마트워크를 권장하고 있으며, 스마트워크를 위한 핵심 인프라로 클라우딩 컴퓨팅을 업무에 적극 활용하고 있습니다. 클라우딩 컴퓨팅은 적은 비용으로 IT자산을 관리, 운영할 수 있으며 장소와 디바이스에 구애 받지 않고 업무를 지속하기 위한 최고의 수단이기 때문이죠.

그럼 미국의 정부부처는 어떤 업무에 클라우딩 컴퓨팅을 활용하고 있으며, 어떤 효과를 거두 었을까요 ?

다음의 내용은 미국의 Nextgov.com에 포스팅 된 글을 인용한 것이며, 한글화 작업 및 주요 내용 정리는 @장정우님께서 해 주신 내용입니다.
출처 : http://www.nextgov.com/nextgov/ng_20110920_2173.php?oref=rss?zone=Ngtoday

1. 산림청(Forest Service)

클라우드 기반의 주문형 지식관리시스템 구축을 통해 직원들에게 더 나은 헬프서비스 기능 제공(전화량 및 헬프데스크 스태프의 10%를 줄임

2. 국방정보시스템국(Defense Information Systems Agency)

클라우드 기반 GIG*콘텐츠 전송 시스템(GCDS)을 통해 큰 대역폭이나 파일저장 용량과 같은 추가 인프라 필요성 제거(500개 서버 설치 필요성 제거)  * GIG : 글로벌 정보 그리드 (Global Information Grid

3. 육군(Army)

육군체험센터는 고객서비스 관리시스템인 Salesforce.com을 클라우드 기반으로 전환

트위터 등 소셜 네트워킹 어플리케이션과 통합하여 센터 방문자들을 보다 잘 모니터링하고, 상호작용할 수 있는 수단 제공

4. 에너지부(Energy)

로스 알라 국립 연구소(Los Alamos National Laboratory)는 스토리지, 서버 및 네트워크 제공을 효율화하기 위해 프라이빗 클라우드 구축

연구실의 연구원의 수요에 따라 가상 서버에 접근함으로써 효율성을 향상시켰으며, 300대의 가상 머신이 물리적 서버 100대를 폐쇄할 수 있도록하여 140만 불 절감

5. 재무부(Treasury)

통화감사국은 운용비용은 낮추면서 성능, 품질 및 보안 향상을 위해 재무부의 취약점 평가시스템을 클라우드 기반의 스캐닝 시스템으로 전환

스캐닝 성능이 거의 5배 증가, 스캔당 비용이 86% 감소, 감지(detection)는 12% 증가

6. 연방 노동관계청(Federal Labor Relations Authority)

비싸고, 복잡하며 증가하는 부하를 수용할 수 없었던 ‘케이스 관리시스템(Case Management System)’을 클라우드로 전환 (10개월 미만 소요)

라이센스, 유지보수 및 하드웨어 구입비용을 5년간 88% 절감

7. 국립 항공 우주국(National Aeronautics And Space Administration)

NASA의 제트 추진연구소는 내부 리소스로는 적절하게 배포할 수 없던 이미지 제공을 위해 Amazon에서 제공하는 ECS 클라우드 서비스 이용

카시니 우주선(Cassini Spacecraft)에 의해 촬영된 180,000장의 토성이미지를 과학자들이 적시에 액세스가 가능하도록 하여 프로세싱 시간을 7,200% 향상

8. 국립해양대기청(National Oceanic And Atmospheric Administration)

기존 이메일과 캘린더 인프라가 국립해양대기청 임수 수행 조건을 지원할 수 없음에 따라, 모바일 디바이스와 동기화 할 수 있는 클라우드 기반의 통합

메시징 서비스를 도입하여 중복을 방지하고 새로운 서비스와 성능 제공

9. 증권거래위원회(Securities And Exchange Commission)

클라우드 기반의 고객관계관리시스템을 통해 응답 시간을 줄이고, 모든 고객상호작용(이메일, 웹, 일반우편, 팩스, 전화)을 하나의 Queue로 통합 (케이스 해결 시간을 75%까지 줄임)

10. 사회보장국(Social Security Administration)

클라우드 기반의 FAQ 시스템을 통해 사무실 스태프와 헬프데스크 요원에게 정보를 제공하여 최대 트래픽 부하를 충족하며 지식DB를 쉽게 확장

클라우드 서비스에 대해 소개하는 동영상 마지막 시리즈입니다.
이번에는 외국 기업의 클라우드 서비스에 대해 소개해 드리겠습니다.

전 애플 CEO이지 고인이 되신 스티브잡스의 iCloud 소개 영상을 시작으로, 클라우드 서비스의 대표선수인 DropBox와 Evernote… 마지막으로 전세계에서 가장 규모가 큰 클라우드 서비스 회사인 아마존에서 제작한 영상까지 소개해 드립니다.

참 소개해 드리는 4개의 영상은 자막이 없는 영문 버전입니다. 감상해 보시죠 !

먼저 애플의 iCloud입니다.

두번째는 Dropbox를 소개하는 영상입니다.

세번째는 Evernote입니다.

마지막으로 아마존 영상입니다.

이제 클라우드 서비스에 대해 조금은 이해가 되시나요?
앞으로도 계속 말씀 드리겠지만, 스마트워크를 하기 위해서 첫번째로 갖추어야 하는 인프라는 클라우드 서비스를 신청하고 자료를 클라우드 서비스로 모으는 것입니다. 이유는 여러 디바이스간 같은 자료를 동기화시키기 위함입니다.

참 현재 국내에서 제공되고 있는 대부분의 스토리지 서비스를 무료로 제공하고 있으니, 아직 사용을 안하신다면 지금이라도 신청해서 사용해 보시는 것은 어떠실런지요 ?