스마트워크(4) – 협업 ! – 공동의 일정 관리 및 협업(2)

이전 글에서 이어지는 글입니다. http://smartwork-alliance.bloter.net/archives/561

두번째 공동의 문서작업 입니다.

프로젝트를 진행하다 보면, 특정사항은 공동으로 문서작업을 해야 할 경우가 있습니다. 예를 들어 전체 프로젝트 기획(안)에 대해 공지하고 각 구성원들의 의견을 받아야 할 경우 구성원들이 문서를 직접 수정하게 한다면, 좀 더 빠르고 효율적으로 기획(안)을 완성할 수 있습니다.

공동의 문서작업을 위한 클라우드 기반 서비스의 핵심은 다른 사람과의 공유기능 외에도 문서의 버전관리입니다. 여러명이 문서를 작성하는 것이기 때문에, 간혹 실수로 문서의 내용이 모두 삭제되거나 잘못된 내용으로 덮어 쓸 수 있는 경우가 종종 발생하기 때문입니다.

현재 여러가지 공동의 문서작업 도구들이 있으나, 가장 보편적으로 사용되고 있는 구글Docs(문서도구)를 통해 자세한 방법을 살펴보도록 하겠습니다.

구글Docs에 접속하시면 캘린더와 마찬가지로 직관적인 인터페이스를 보여주기 때문에 역시 사용하시는데는 크게 문제는 없습니다. 그럼 구글 문서도구를 사용하면 어떤 이점이 있을까요?

위에서 나열한 각각의 내용에 대해 살펴보겠습니다. 먼저 구글Docs는 기본적인 문서작성 부터 프리젠테이션, 스프레드시트 양식, 그림 등 다양한 형태의 문서를 지원합니다. 기존 PC에서 사용하던 유사한 기능의 프로그램은 다음과 같습니다.

각각의 문서는 화면 왼쪽에 보이는 [만들기]를 클릭하고 원하는 문서형태를 선택해서 만들 수 있습니다.

협업을 위해서는 단순히 문서를 작성하는 것 뿐만 아니라 다른 사람과 문서를 공유하는 것이 중요합니다. 구글Docs에서 문서를 공유하는 방법은 2가지입니다. 첫번째 방법은 각각의 문서를 공유하는 방법이 있고 두번째 방법은 문서그룹을 만들어 그룹 자체를 공유하는 것입니다.

개별 문서를 공유하는 방법은 원하는 문서를 선택하고 [공유]를 클릭하면 됩니다. 그리고 함께 공유할 사람의 메일주소 등을 입력하면 문서가 공유됩니다. 물론 공유할 때 각 사람별 읽기 전용, 수정 가능 등의 권한을 설정할 수 있습니다.

문서그룹을 통해 공유하는 방법은 [만들기] 메뉴를 통해 새로운 문서 그룹을 생성하고 공유를 설정하는 것입니다. 문서 그룹을 이용하게 되면 프로젝트별로 문서를 관리하고 공유할 수 있는 장점이 있습니다.

더불어 이렇게 공유된 문서가 변경된 경우 알림을 보내도록 설정할 수 있으며, 문서 자체에 댓글을 달아 의견을 교환 할 수 있는 기능도 제공합니다.

이외에도 PC에 있는 파일을 업로드하는 기능도 지원하는데, 스프레드시트를 제외한 다른 형태의 문서는 그리 권해드리고 싶지 않습니다. 특히 파워포인트 문서를 업로드해서 확인해 보면 레이아웃이 많이 어긋나는 현상이 발생하기 때문입니다.

구글Doc의 또 한가지 기능은 오프라인 문서 작성을 지원하는 것입니다. 인터넷을 사용할 수 없는 환경에서도 문서작업을 할 수 있도록 하는 기능으로 [설정]에서 오프라인 기능을 활성화 하면, 구글 문서도구에 있는 문서는 모두 내 PC로 다운로드 되며, 인터넷에 연결되지 않더라도 PC에 다운로드된 문서를 통해 작업을 하고 네트워크가 연결된 후 동기화 할 수 있습니다.

마지막으로 꼭 추천 드리고 싶은 문서 형태는 [양식]입니다. 양식을 이용하게 되면 설문조사, 이벤트 참가 등록 등에 유용하게 사용할 수 있습니다.

[양식] 문서도구에서는 텍스트, 단락텍스트(긴글), 확인란(체크박스), 선택형 질문(옵션버튼), 목록에서 선택, 점수범위에서 선택, 그리드의 여러가지 입력형태를 지원합니다.

이렇게 작성한 양식은 이메일로 바로 보낼 수도 있고, 위의 그림에서 보시는 것과 같이 URL을 통해 다른 사람들과 공유할 수 있습니다. 그런데 URL이 너무 깁니다. 이럴때는 bit.ly 같은 URL 단축 서비스를 이용해서 다른 사람들에게 공유하는 것도 좋은 방법입니다.

이렇게 응답받은 데이터는 스프레드시트 문서에 자동으로 업데이트되며, [구글Docs]에서 언제든지 확인하실 수 있습니다.

현재 네이버도 문서작성 기능을 제공하고 있습니다만, 아직은 베타버전으로 워드 형태의 문서만 작성할 수 있으며 자체적인 공유 기능을 제공하지 않습니다. 좋은 서비스가 런칭 됐으면 합니다.

세번째 데이터 보관/공유 입니다.

앞에서 말씀 드린 구글 문서도구는 문서 자체를 작성하고 공유하는 기능입니다. 그러나 협업을 하다보면 필수적으로 여러가지 파일을 다른 사람들과 공유해야 합니다. 이때는 클라우드 기반 스토리지 서비스를 활용하시는 것이 좋은 방법입니다. 현재 대표적으로 가장 많이 사용되고 있는 서비스는 4가지 정도가 있습니다. 물론 클라우드 서비스가 대중화되기 이전에는 웹하드가 강세였습니다. 하지만 웹하드는 유료 서비스인데 반해, 다음에 소개해 드리는 서비스는 일정용량까지는 무료로 제공합니다. 드롭박스, KT uCloud, 네이버 N드라이브, 다음 클라우드가 그 주인공입니다.

사실 4가지 서비스 모두 비슷한 기능들을 제공합니다만, 용량에서는 큰 차이를 보이고 있습니다.

일반적으로 공통된 기능은 파일을 PC의 특정 폴더에 저장하면, 서버와 동기화 되어 인터넷을 사용할 수 있는 곳이라면 확인이 가능하다는 것입니다. 또한 파일/폴더 자체를 공유하는 기능을 제공하며, 휴지통 기능을 제공해 실수로 지운 파일을 복구할 수 있습니다. 더불어 대표적으로 드롭박스 등에서는 여러 사람이 공유된 파일에 접근해 수정했을 경우 각 수정한 히스토리를 보관하고 있다가 되돌릴 수 있는 기능을 제공함으로써, 파일을 버전별로 관리할 수 있게 합니다.

각 클라우드 기반 스토리지 서비스에 대한 자세한 용량과 기능 차이는 다음의 링크에서 확인하시기 바랍니다. 세부적인 내용까지 꼼꼼히 비교해 주셨네요

http://techmentor.tistory.com/trackback/20

지금까지 클라우드 기반 서비스를 통해 협업하는 방법에 대해 확인해 보았습니다. 미국의 유명한 의학자인 윌리엄 메닝거는 협업에 대해 다음과 같은 말을 하였습니다. “도움이 될만한 사람과 그 일을 함께 하라, 함께 하면 혼자 하는 것 보다 효과적이고 포기하지 않는다” 효과적이라는 것은 일반적인 현상이라고 볼수 있겠지만, 포기하지 않는다는 것이 마음에 와 닿네요.